Alliance suisse des samaritains
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Quand ça ne tourne plus rond dans la section

Conduire une section avec succès, une boîte à outils

De nombreuses sections sont confrontées à des questions d'ordre administratif et organisationnel et envisagent de nouvelles orientations. Les outils de travail mis à disposition par l'ASS contiennent une foule de conseils et de moyens auxiliaires. Helen Baumann, collaboratrice du service formation et conseils en évoque quelques-uns.

Avec l'été finissant, la haute saison des services sanitaires arrive à son terme. Les sections peuvent consacrer plus de temps à d'autres sujets. Il s'agit de faire le bilan de l'année écoulée et de planifier la suivante. Les comptes et le budget prévisionnel sont à l'ordre du jour. C'est peut-être le moment de fouiller dans la « Boîte à outils » développée à l'intention des sections. On y trouve beaucoup d'informations et des aides pour les tâches qui se présentent.

État des lieux

Où sommes-nous ? Comment nous portons-nous ? Où voulons-nous aller ? Les membres des comités devraient se poser ces questions périodiquement.

En demeurant lucide et en dressant un état des lieux sans complaisance, on se donne les moyens d'agir plutôt que de subir les événements. En réfléchissant ensemble aux forces et aux faiblesses de la section, on améliore la cohésion et la collaboration et ce n'est qu'en admettant les difficultés que l'on sera à même de s'ouvrir au changement.

Dans la boîte à outils, vous trouverez trois éléments simples à utiliser qui vous permettront de prendre votre section sous la loupe.

  • L'analyse smart est une check-list qui permet de mettre rapidement en évidence les forces et les faiblesses d'une section.
  • L'outil d'auto-analyse pour les comités vous permet de déceler où et comment on pourrait améliorer la collaboration au sein de ce cénacle.
  • La feuille de travail « Scénario de développement »  doit permettre d'ouvrir le débat concernant l'avenir de la section.


Fixer des objectifs, planifier, réaliser, évaluer

C'est en automne que les sections ont coutume de planifier les activités de l'année à venir. Avant d'entrer dans le vif de la planification, il vaut la peine de faire un bref état des lieux et de réfléchir aux objectifs que l'on souhaite atteindre. Trois questions sont plus particulièrement pertinentes :

1. Où sommes-nous ? Quels objectifs avons-nous atteints cette année ? Lesquels avons-nous manqués ?
2. Où voulons-nous aller ? Quels objectifs nous fixons-nous pour l'année à venir ?
3. Quelles sont les activités qui vont nous permettre d'atteindre ces objectifs ?

La boîte à outils contient des instructions et des formulaires pour mener à bien ce questionnement.

Augmenter l'attractivité des fonctions d'encadrement

Vous vous êtes peut-être déjà demandé comment faire pour rendre les tâches du comité plus attrayantes. À ce sujet aussi, vous trouverez des indications et des check-lists et des conseils pratiques dans la boîte à outils.

Il en est de même pour la recherche de personnes susceptibles d'assurer la relève et le recrutement de nouveaux membres pour le comité. Une rubrique spécifique y est consacrée.

Y a-t-il de l'eau dans le gaz ? Règne-t-il une mauvaise ambiance lors des séances de comité ? Un chapitre entier est consacré à la gestion de conflits. Tout un chapitre est consacré à la collaboration et à la gestion de conflits.

L'ensemble des outils que contient la boîte a été conçu avec un seul objectif en tête : faciliter la vie des sections et les aider à se développer harmonieusement.

Cependant, si malgré tout, vous étiez confronté à une crise, certains éléments de la boîte vous fourniront des pistes et des conseils pour vous sortir de ce mauvais pas.

Vie administrative d'une section

Bientôt, il y aura lieu de prévoir l'Assemblée générale. La boîte à outils contient une check-list pour la préparer. Dans le « Guide pour une assemblée générale couronnée de succès », vous apprendrez pourquoi il est inutile de déterminer la majorité absolue au moment du recensement des voix présentes ou comment gérer les points qui font l'objet de plusieurs propositions. Vous pouvez également télécharger le « Fil conducteur pour assemblée générale » et l'adapter à votre séance.
 
Les séances de comité vous laissent-elles sur votre faim ?

Ouvrez le fichier consacré à l'organisation d'une séance. Présider une séance est une tâche exigeante qui mérite préparation. Mais les autres participants aussi sont invités à y réfléchir à l'avance. Il est cependant du ressort de la personne qui mène les débats de faire en sorte qu'une séance soit constructive et intéressante. Les séances bien menées contribuent à la bonne image d'une section et sont un argument décisif pour recruter de nouveaux membres dans un comité.

Pour que vos séances deviennent un instrument de conduite efficace, consultez la boîte à outils, vous y trouverez toute l'aide requise.

Procès-verbaux

Rédiger un procès-verbal est une tâche importante qui ne saurait être laissée au hasard. La personne qui tient le procès-verbal doit savoir faire le tri entre ce qui est important et ce qui l'est moins et transcrire de manière claire les décisions qui ont été prises. Un procès-verbal est un document de référence essentiel pour la poursuite des travaux. Si vous êtes appelé à assumer cette tâche, vous trouverez une foule d'informations utiles dans la boîte à outils et des instruction pour rédiger un p.v. parfait.
 
Cahier des charges et descriptions de poste

La bonne collaboration au sein du comité et avec les moniteurs de section et les moniteurs de cours contribue largement au succès de votre section. Afin de créer les conditions optimales d'une bonne collaboration, il est essentiel d'attribuer des responsabilités claires et que chacun connaisse l'étendue et les limites de ses compétences. C'est la condition pour travailler efficacement, éviter des doublons ou des conflits. Un engagement bénévole, pris sur son temps de loisir, doit être une source de plaisir. Tout doit être mis en œuvre pour éviter des frustrations et des énervements.

Le règlement des cadres OC 350 décrit les tâches et les fonctions des assistants, moniteurs de cours, moniteurs de section et moniteurs jeunesse ASS.

Le cahier des charges SC 380.20 et la check-list consacrée aux tâches de la section constituent les bases pour établir une description de fonction claire pour chaque mandat confié aux membres d'un comité.


Helen Baumann

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