Alliance suisse des samaritains
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Conduite et motivation


« La personne qui conduit une séance doit l'animer, pas la dominer. »
 
Au printemps 2006, lors de la journée d'impulsion de Lausanne, Stephan Thommen, consultant pour des organisations sans but lucratif, a abordé des questions touchant les comités de sections et d'associations. Il a parlé de conduite, de motivation et du recrutement de la relève au sein des organes directeurs de sociétés de bénévoles. Il a accordé un entretien à la rédaction. Kurt Venner/cli
 
Il est souvent difficile, de trouver des hommes et des femmes disposés à œuvrer au sein d'un comité. Ils sont nombreux à craindre une charge de travail excessive et d'énormes sacrifices en temps. 
Stephan Thommen : C'est vrai et je comprends très bien cela. Mais les personnes intéressées à assumer des responsabilités devraient garder à l'esprit qu'un comité peut sensiblement se faciliter la tâche avec une bonne organisation et une bonne planification.
 
Comment s'organise le travail au sein du comité d'une société ?
Les statuts forment le cadre général ainsi que la charte de la société auxquels il convient d'ajouter la planification à court, moyen et long terme. C'est à partir de ces éléments qu'il s'agit de dégager les moyens et les mesures qui vont permettre d'atteindre les objectifs.
 
Que de beaux principes, mais que faire pour qu'ils ne restent pas lettre morte ?
Dès le départ, il faut se poser la question comment on pourra contrôler l'efficacité et la portée des mesures que l'on entend mettre en œuvre. Et il faut vérifier si les objectifs assignés ont pu être atteints avec la plus grande économie de moyens.

Il semble qu'il est particulièrement important d'annoncer clairement à un futur membre de comité, quelles seront ses tâches. L'incertitude (au fond, qu'est-ce que je fais là ?) en dégoûte plus d'un...
Vous avez parfaitement raison. Il est très souhaitable de décrire dans un cahier des charges l'étendue des responsabilités et des compétences pour chaque dicastère. Il s'agit de se mettre d'accord sur des objectifs qu'on peut mesurer et d'évaluer régulièrement si l'on est sur la bonne voie. Ainsi, les succès seront visibles, ce qui permet à tout le monde de progresser. N'oublions pas que l'apprentissage et l'enrichissement personnels constituent des facteurs de motivation essentiels.
 
À propos de motivation : que rôle joue le comité dans son ensemble ?
Il est évident qu'un comité soudé qui cultive un bon esprit d'équipe et dont le plaisir à travailler ensemble est perceptible est le meilleur outil de recrutement de nouveaux membres.
 
Le facteur temps demeure un problème dans un comité de bénévoles.
C'est vrai, il s'agit peut-être bien du bien le plus précieux dont nous disposons. Il faut très bien planifier les tâches d'un comité et fixer des objectifs concrets. C'est la condition pour qu'il puisse effectuer un travail efficace de qualité, sans surcharger ses membres.
 
En tant que membre d'un comité, on est pressé par les affaires courantes et l'on ne dispose souvent pas assez de temps pour la réflexion. 
Pour s'accorder un temps de réflexion, il est vivement conseillé de prévoir une retraite au moins une fois par an. Le mieux est de sortir du cadre habituel et d'allier séances de travail et moments de convivialité.
 
La préparation de séances n'est pas non plus une mince affaire. Comment s'y prendre ?
Une bonne séance doit être bien structurée et préparée dans les détails. Il faut aussi désigner quelqu'un qui la conduit. Elle sert avant tout à la discussion et à la prise de décisions, le simple échange d'informations pouvant être réglé par d'autres voies. Une invitation accompagnée d'un ordre du jour fait partie de la préparation. Elle doit parvenir au moins une semaine à l'avance aux personnes concernées. Les objets à faire figurer à l'ordre du jour sont définis avec l'ensemble des membres du comité. C'est également l'occasion de décider qui est responsable de préparer quoi.

Les objectifs que l'on souhaite atteindre et le temps imparti à chaque objet devraient également figurer sur l'ordre du jour. Par ailleurs, la documentation devrait être limitée au strict nécessaire : description du problème, solutions possibles, propositions et motivations.
 
Tout le monde a un agenda surchargé, souvent dès le début de l'année, et personne n'a le temps.
Le calendrier des séances doit être fixé bien à l'avance et elles doivent être suffisamment longues pour que l'on puisse arriver à des conclusions. Toutefois, le temps imparti doit aussi permettre de faire de petites pauses.
 
Une question un peu bête, mais quel est le rôle de la personne qui conduit la séance ?
C'est elle qui est en charge de veiller à ce que l'on parvienne aux objectifs que l'on s'est fixés en début de séance. La personne qui conduit la séance doit l'animer, pas la dominer. Souvent, la conduite d'une séance est assumée par la présidente ou le président du comité, mais on peut aussi envisager une présidence de séance tournante. Il est important que toutes les personnes présentes puissent prendre la parole et exprimer leur opinion. Lorsque le sujet est complexe et que la discussion se prolonge, il est parfois indiqué de le découper en tranches et de se mettre d'accord sur des paliers intermédiaires sans perdre de vue l'objectif final.
 
Parfois, les délibérations sont interminables et semblent tourner dans le vide...
Pour éviter ce genre de situations, la préparation de tous les participants est vraiment nécessaire. Consulter la documentation reçue au préalable afin de se faire une opinion est une discipline à laquelle tout le monde devrait s'astreindre. Ainsi, chacune et chacun pourront participer à la séance en connaissance de cause et les débats gagneront en qualité.
 
Oui, mais avec tout cela, comment recruter de nouveaux membres pour le comité ?
Une candidate ou un candidat, capable et motivé, doit percevoir une possibilité d'apporter une contribution personnelle pour s'engager. En même temps, il ne sert à rien de demeurer flou quant à la charge de travail que cela implique ou des compétences requises pour ne pas susciter des attentes qui créeront des frustrations, car jamais satisfaites.

Il est recommandé d'anticiper et de réfléchir à l'avance aux personnes susceptibles de remplir des fonctions au sein d'un comité. Il n'est pas hors de propos de prévoir un délai de résiliation, à l'image d'un engagement professionnel, ainsi on a le temps de se retourner. Par ailleurs, il convient d'approcher les personnes pressenties, de les encadrer et de les former afin de leur donner toutes les chances d'être à même d'accomplir les tâches qui leur seront confiées. Les membres d'un comité devraient être des personnes disposant d'aptitudes à la conduite, d'un sens aigu de l'organisation, de compétences pour le dicastère qui leur sera assigné ainsi que d'un solide esprit d'équipe et d'un budget temps suffisant. 
 
Comme ailleurs, il est important que les membres du comité d'une organisation de bénévoles donnent l'exemple. Prendre des responsabilités, s'engager pour les objectifs communs, faire preuve d'ouverture à l'égard de la nouveauté, écouter les opinions des autres en font partie.

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