Schweizerischer Samariterbund
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Führung und Motivation

 
"Der Vorsitzende soll eine Sitzung moderieren und nicht etwa dominieren"

Am dritten Impulstag in Olten im Frühjahr 2006 referierte Stephan Thommen, Berater von Non-Profit-Organisationen, mit Tipps zur Führung, Motivation und Nachwuchssicherung in ehrenamtlichen Gremien. Die Redaktion unterhielt sich mit Stephan Thommen zu diesem für die Vereine wichtigen Thema. Kurt Venner

Es ist oft schwierig, Frauen oder Männer zu finden, die bereit sind, als Vorstandsmitglied zu wirken. Viele fürchten sich vor zuviel Arbeit und vor riesigen Zeitopfern.
Stephan Thommen: Das kann ich gut verstehen, aber Interessentinnen und Interessenten für den Job dürfen nicht vergessen, dass sich der Vorstand wesentlich entlasten kann durch gute Planung und Organisation.

Wonach richtet sich die Arbeit in einem Vereinsvorstand?
Die Statuten sind richtunggebend, aber auch das Leitbild sowie die kurz-, mittel- und langfristige Planung gehören dazu. Daraus muss man die zur Erreichung der Ziele die nötigen Mittel und Massnahmen definieren.
 
Das ist einsichtig, nur das darf ja nicht einfach geschriebener Buchstaben sein ...
Ja, sicher, aber man muss sich eben von allem Anfang an Gedanken machen, wie Effizienz (Leistungsfähigkeit) und Effektivität (Wirksamkeit) der geplanten Massnahmen überprüft werden können. Und man muss sich fragen: Wurden die definierten Ziele komplett erfüllt und geschah dies mit dem kleinstmöglichen Einsatz von Ressourcen?
 
Wir denken, dass es besonders wichtig ist, einem Vorstandmitglied  klar zu sagen, was seine Aufgaben sind ? Die Ungewissheit (was soll ich eigentlich hier genau tun?) hängt vielen den Verleider an ...

Sie haben völlig Recht, Verantwortlichkeiten und Kompetenzen sollen in einer Funktionsbeschreibung festgehalten sein. Man muss messbare Ziele vereinbaren und immer wieder schauen, ob man auf dem richtigen Weg ist (eine regelmässige Evaluation). Das macht Erfolge sichtbar. So können sich Funktionsträger in ihrem Amt weiter entwickeln. In diesem Zusammenhang sei auch erwähnt, dass das persönliche Lernen und Erfahrungen sammeln wesentliche Motivationsfaktoren darstellen.

A propos Motivation: Welche Rolle spielt dabei das Auftreten des Vorstandes als Ganzes?
Selbstverständlich ist ein erfolgreicher, effizient arbeitender und gut harmonierender Vorstand, der als Team auftritt und dem die Arbeit sichtlich Spass macht die beste Werbung für die Rekrutierung neuer Vorstandsmitglieder.
 
Zeit ist ein Problem, vor allem in einem Milizgremium.
Das haben Sie Recht: Zeit ist das wohl kostbarste Gut. Man muss die  Vorstandsarbeit gut planen und auf konkrete Ziele ausrichten. Nur so kann ein Vorstand den Ansprüchen hinsichtlich Qualität und Effizienz seiner Arbeit genügen, ohne seine Mitglieder zeitlich zu stark zu belasten.
 
Als Vorstandsmitglied wird man an den regulären Sitzungen getrieben und kommt nicht zum Reflektieren.
Es empfiehlt sich für die Planungsarbeiten einmal im Jahr eine Klausursitzung durchzuführen. Eine solche Klausur findet mit Vorteil ausserhalb des üblichen Rahmens statt und verbindet Arbeit mit geselligem Beisammensein.
 
Wie eine Sitzung zu gestalten ist, macht oft Kopfschmerzen. Was soll man tun?
Eine gute Sitzung ist detailliert vorbereitet, strukturiert und geführt. Sie dient in erster Linie der Diskussion und Beschlussfassung – der reine Austausch von Informationen kann auf anderen Wegen erfolgen. Zur Vorbereitung gehört eine Sitzungseinladung mit Traktanden und dazu gehörenden Unterlagen, welche mindestens eine Woche vor dem Sitzungstermin zu versenden ist. Die Sitzungstraktanden werden nach Rücksprache mit den Vorstandsmitgliedern bestimmt. Dabei werden auch die Zuständigkeiten für die Vorbereitung festgelegt.

Ziele und Zeitbedarf für jedes Traktandum sind auf der Einladung zu vermerken und die Unterlagen auf das Wesentliche zu beschränken: Problemschilderung, Lösungsvarianten, Anträge mit Begründung.
 
Alle haben die Terminkalender voll, oft schon zu Beginn eines Jahres, und niemand hat Zeit.
Die Sitzungstermine werden mit Vorteil lange im Voraus festgelegt (Jahressitzungsplan oder rollende Planung). Dabei ist auch darauf zu achten, dass für eine Sitzung genügend Zeit zur Verfügung steht, damit die einzelnen Traktanden möglichst abschliessend bearbeitet werden können. Es muss auch genügend Zeit vorhanden sein, um regelmässig kurze Pausen zu ermöglichen.
 
Eine banale Frage: Welche Aufgabe hat denn eigentlich die Sitzungsleiterin oder –leiter?
Sie oder er muss dafür sorgen, dass die am Anfang der Sitzung festgelegten Ziele erreicht werden. Die mit der Sitzungsleitung betraute Person (in der Regel die Präsidentin/der Präsident) soll die Sitzung moderieren und nicht etwa dominieren. Möglichst alle Teilnehmenden sollten zu Wort kommen und ihre Meinung kundtun können. Bei komplexen Themen und entsprechend längeren Diskussionen ist das Zusammenfassen von Teilergebnissen ein gutes Mittel, um die Diskussion auf das Ziel zu fokussieren und den Zeitplan einzuhalten.
 
Leerläufe, ausufernde "Plapereien" – gefährden sie eine Sitzung?
Um Leerläufe zu vermeiden, sollten sich Teilnehmer und Sitzungsleitung entsprechend vorbereiten. Das Studium der zugestellten Unterlagen und die Meinungsbildung gehören hier zu den wichtigsten Stichworten. Letztere sollte während der Sitzung dann jedoch auch geäussert werden, so dass eine sachgerechte Diskussion entstehen kann.
 
Gut, aber das hat ja alles keinen Einfluss auf die Gewinnung von neuen Vorstandsmitgliedern?
Ein fähiger und motivierter Kandidat  muss in einem Amt die Möglichkeit erkennen, sich einbringen zu können. Gleichzeitig gilt es jedoch, im Vorfeld nicht mit unklaren Aussagen betreffend zu erwartendem zeitlichem Aufwand, Kompetenzen usw. falsche Erwartungen beim Kandidaten zu wecken.
 
Es empfiehlt sich, die Besetzung des Vorstandes längerfristig und vorausschauend zu planen. Beispielsweise helfen die Einführung einer "Kündigungsfrist" für Vorstandsmitglieder sowie die frühzeitige Erfassung und Förderung von Nachwuchskräften. So kann angestrebt werden, wirklich die besten Nachfolger im Vorstand zu finden. Diese verfügen über Führungs- und Organisationsgeschick, Fachkompetenz im jeweiligen Aufgabengebiet, Teamfähigkeit sowie ein notwendiges Zeitbudget.
 
Wie so häufig ist es auch in der Vereinstätigkeit von hoher Bedeutung, dass ein Vorstandsmitglied mit dem guten Beispiel voran geht. Verantwortung übernehmen, sich für gemeinsame Ziele einsetzen, lernbereit sowie offen für Neues und andere Meinungen sein, sind hier nur einige Stichworte.

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